久保惠梨香個人事業主・フリーランスのみなさま♪
確定申告の時、書類の整理や保管方法について困っていませんか？
毎月どんなふうに整理すればいいか、書類をどのように保管すればいいか？などを元事務員をしていた私がどのように今に活かしているかを解説させていただきます。
- 確定申告前に経費計算をバタバタしている
- 書類の保管方法がわからない
- どんなサイクルで入力やチェックをしている？
なぜ帳簿をつけなければならないの？
事業を営む人は帳簿をつけてそれを保管しておく義務があるからです。
義務だったらしなくてもOKじゃない？と思われるかもしれませんが、年間のもうけを計算し事業をする者として、申告しなくてはいけません。そのために帳簿記入がマストになってくるのです。
全ては確定申告のため
フリーランスとして事業を開始すれば、所得税を納めるために「確定申告」を行います。
そのために、まず所得を計算する必要があります。
所得を計算するためには、収入がいくらだったか、経費はいくらだったかを知る必要があり、1年間の収入や経費を正しく計算するために帳簿づけが必要なのです。
所得＝収入-経費
この青色申告を行うためには「複式簿記」を使う必要があるため必然的に帳簿作成が必要になるのです。
フリーランスなら「青色申告」がおすすめ
フリーランス（個人事業主）になると、白色申告と青色申告を選択できます。
一体何が違うのか？と言われると税制上の控除の違いです。
白色申告は基本的に控除がありませんが、青色申告では控除が受けられますので、これからフリーランスになる方は青色申告を選ぶ事をお勧めします。
処理はすぐにやるのがミス防止の秘訣
売上・経費の処理はできるだけ早めに対応しましょう。
なぜなら、
あなたは「12ヶ月前の夜ご飯覚えていますか？」
覚えていないですよね？
売上・経費も同じです。
人は時間が経てばどのようなことがあったのか忘れてしまいます。
ですので、忘れる前に処理してしまうことが大切なのです。
どのくらいの頻度で記帳すればいい？
極端にいうとその都度が理想的です。
前でお話ししたように忘れてしまっては事実を書き記すことはできません。
覚えている間に記帳してしまいましょう。
その日にやってしまう
売上・入金・経費は日々発生していくことです。溜めれば溜めるほど記憶も曖昧になり正確な記帳が難しくなります。できれば毎日マメにしていきましょう。
そして何よりも後回しにせず「すぐやる」ことがおすすめです。
チェックは最低でも月1回
入力ミスがないか月１回程度チェックしておきましょう。
具体的にどこが合っているかの確認は貸借対照表と損益計算書の金額に相違がないかを確認しましょう♪
ここが合っていれば、ほぼ大丈夫！
金額にマイナスが出ていたりする場合は「よくあるミス」に当てはまらないかチェックください。
- 現金とクレジットカードの間違い
- 同じ売上を複数登録してしまっている
- 口座引き落とし系が反映されていない
などなど小さなことからズレてしまいますのでご注意ください。
書類保管は月毎に分けて収納しよう！
レシートや領収書は月毎に分けて整理しましょう。
と良く言われますが、封筒にバラバラに入れていませんか？
それはNGです！
もし監査が来たとき、帳簿と領収書をすぐに提示できるように準備しておかなくてはなりません。
その為にはキチンと整理しておきましょう。
どうやって保管すればいい？
領収書は月ごと・日付順にまとめておきましょう。
おすすめの保管方法はクリアポケットやクリアフォルダを使用する方法です。
税務調査が来た際、すぐに書類を出せるように事前に準備しておくことも経営者として大切なことです。
月ごとに分けることができるファイルやクリアブックを使用すると管理しやすいです。
20ポケットファイルを選べば、12ヶ月分の領収書類の保管、クレジット明細の保管も十分対応できます。
ちなみに私は下記がお気に入りで7年分（７冊）まとめ買いしています♪
キングジムのファイルは丈夫で使いやすくて事務員時代からお気に入りです。
- 1ページ（1月分で保管）
- 領収書はA4用紙に重ならないように日付順に貼る
- 大きい領収書は日付順に並べて収納しておく
後から見ても、帳簿と見比べるときにも分かりやすいように収納しておくことがポイントです。
銀行の入出金なども日付順にまとめて
銀行の入出金明細・クレジットカードの明細など書面で存在するものは、
月順に並べて１つのポケットに入れておくと見返す時に楽です♪
ポストイットやインデックスを付けよう
月毎に分ける際はポストイット（付箋）やインデックスでパッと書類が出せるようにしておくとGOOD♪
自分でチェックする時も監査が来てもパッと出せればスマートです。
知識がなくても大丈夫！「会計ソフト」が味方
会計処理をする知識がなくても、今は会計ソフトが存在します。
今まで難しかった仕分けや、面倒だったクレジットカードや入出金の入力の自動化がされており、会計初心者でも必要最低限の処理ができるようになっています。
初年度のコスパ最強！「やよいの青色申告オンライン」
青色申告するなら「やよいの青色申告オンライン」がおすすめ！（私も利用中）
フリーランスになったばかりで1人でやっていく方に向いています。
誰でも使いこなせる製品・サービス設計、税制・法令改定にも対応してくれる安心。
質問や事業の相談ができる、頼れる存在です。
かんたん取引入力が強い味方
仕分け入力が苦手な方にも嬉しい「かんたん取引入力」は
実際の取引例を参考にしながら仕分け入力を簡単に登録することができます。
この取引の「勘定科目」はどれかな？と思ったときに安心の機能。
よく使う項目は「よく使う取引」に登録しておくことで作業の時短にもつながります。
スマート取引取込で時短が叶う
クレジットカード・口座の入出金状況・misocaで作成した請求書などの売上同期が簡単にできます。
同期しておけば、記帳に行く手間やクレジットカード明細を探す手間が省けます。同期内容から仕分け入力に移ることもできるので金額の打ち間違いも無くミスの削減・時短が叶います。
開業したばかりのお財布にやさしい価格
やよいの青色申告オンラインは初年度0円キャンペーン中です。（2022年3月15日まで）
年間契約でセルフプランは8,000円から利用可能！1万円以下で利用できるのは魅力的です。
利用シェアNo.1
クラウド会計ソフトの利用状況調査（2021年4月MM総研調べによると）にて最も利用されている「クラウド会計ソフト」に選ばれている、クラウド会計ソフトの利用シェアNo1です。
最後に
確定申告は、事業主が正しく納税する為に大切なことです。
年に１回しかやらないことで覚えられないかもしれませんが
こまめに記帳しておけばミスは起こりにくく確定申告が簡単に終わります。
現在は、初心者でも楽に申告できる会計ソフトも登場していますので
会計処理が苦手な方はぜひ頼ってみてくださいね。
久保惠梨香私は領収書の入力を都度しています。
あまりにも忙しい時は1週間分まとめてですが・・。
記憶がある間にすることで何が起きたのかをきちんとメモしておくことが可能ですし、ミスを防ぐことができます。
今年分でミスしていた１件は1週間後に記帳したものでした。そのことも踏まえて記帳は早く正確におこない、月１回間違っていないかのチェックをお勧めします。
